Peut-on modifier un document ou un chiffre après coup ?
Le bon de commande, la facture et l’avoir qui gardent leur propre copie, les journaux de l’argent qui ne font que s’allonger, des numéros de facture sans trou et un motif pour toute annulation.
Ce que vous y gagnez
- Les documents émis ne changent pas après coup.
- L’argent se corrige par une nouvelle ligne, pas à la gomme.
- Factures numérotées sans trous, annulations motivées.
Transcription
Bon de commande, facture, avoir : à l’émission, le document garde sa propre copie — le client, les lignes, les montants. Vous modifiez aujourd’hui la fiche du client : le papier parti hier ne change pas. Une erreur sur une facture se corrige par un avoir, qui a sa propre série de numéros.
Les journaux de l’argent ne font que s’allonger : la trésorerie chauffeurs, les règlements des factures, l’historique des traites. Une correction, c’est une nouvelle ligne, avec sa propre date ; l’ancienne reste telle qu’elle était.
Le numéro de facture est attribué au moment de l’émission. Deux factures émises à la même seconde : deux numéros qui se suivent, sans le moindre trou.
Quand on annule ou qu’on rejette quelque chose, il faut un motif : l’annulation d’un bon de commande, le rejet d’un justificatif de chauffeur, une correction manuelle de la trésorerie chauffeurs. Et l’historique du devis montre qui l’a envoyé, et quand.
Rien ne disparaît en silence.