Le cahier des avances
Une page par chauffeur, un stylo, et la seule copie du solde de l’entreprise. Le jour où le cahier se perd, la dette se négocie de mémoire.
Module Trésorerie chauffeurs — 100 MAD/mois
L’argent qui part en espèces, et qui revient en papiers
Trois mille dirhams remis à un chauffeur avant Tanger–Murcia ne sont ni une charge ni une dépense : c’est un solde. Le module tient ce solde comme un grand livre — une ligne par mouvement, jamais modifiée — et transforme les reçus rapportés en remboursements traçables, avec un état à chaque étape.
1 ligne par mouvement
grand livre en écriture seule, jamais corrigé
2 devises
dirham et euro, jamais additionnés
4 états
du justificatif déposé au remboursement
Ce que la caisse coûte sans grand livre
Les reçus arrivent en vrac, trois semaines plus tard
Péage, gasoil, ferry, douane, parking : on rembourse ce qu’on retrouve, et le chauffeur retrouve toujours plus que l’entreprise.
Deux monnaies dans la même poche
Le chauffeur revient avec des euros et des dirhams. Le cahier n’a qu’une colonne, alors quelqu’un convertit à un taux de tête — et le solde cesse d’être une dette exacte.
Ce que fait le produit
L’avance est un papier avant d’être de l’argent
Le montant se pré-remplit au barème — tant par jour, tant par kilomètre — l’opérateur garde le dernier mot, et la fiche « Frais de déplacement » s’imprime pour signature. La ligne du grand livre n’est écrite qu’au versement.
Le détail qui compte. L’état d’une avance n’est pas un champ que quelqu’un met à jour : il se déduit des dates. Une avance préparée mais non versée ne bouge aucun solde, parce que l’argent est encore dans la caisse.
Le justificatif a quatre états et un motif de refus
Déposé, reçu, approuvé, remboursé. Chaque étape est datée et porte son auteur ; un refus doit dire pourquoi. La file d’attente montre la photo du reçu à côté de la décision à prendre.
Le détail qui compte. Le remboursement écrit la ligne du grand livre dans la même transaction que le changement d’état : il ne peut pas exister d’argent remboursé sans mouvement, ni de mouvement sans justificatif approuvé.
Le solde est une somme, pas un champ
Le solde d’un chauffeur est la somme de ses lignes, calculée à la lecture. Il n’existe aucune colonne « solde » que l’on pourrait corriger à la main un vendredi soir.
Le détail qui compte. L’interdiction vit dans la base de données, pas dans le code : l’application n’a physiquement pas le droit de modifier une ligne du grand livre, et un test essaie de le faire à chaque construction du produit pour prouver que le refus tient.
Les devises ne se mélangent jamais
Un chauffeur qui roule en Espagne a un solde en dirhams et un solde en euros, affichés côte à côte. Le produit ne convertit pas : un taux inventé transformerait une dette exacte en approximation.
Le détail qui compte. C’est la même règle que dans la marge, où dirhams et euros s’affichent en deux sommes sans total. Additionner deux devises produit un chiffre faux qui a l’air juste — le pire genre de chiffre.
Corriger, c’est écrire une ligne de plus
Supplément, retenue, correction : chaque ajustement s’explique — la note est obligatoire — et laisse sa trace. Le retour de monnaie sur une avance est une ligne, pas une gomme.
Le détail qui compte. La même doctrine que la facture : on ne raye pas, on écrit l’inverse. Un cahier où l’on peut effacer n’est pas une preuve, et c’est bien de preuve qu’il s’agit le jour où un chauffeur part en contestant son solde.
my.transport.tinycio.ma/cash
Caisse chauffeurs
Trésorerie chauffeurs — soldes
4 chauffeurs · 3 justificatifs en attente
| Chauffeur | Solde | Avances du mois | Justifié | Dernier mouvement |
|---|---|---|---|---|
| H. El Amrani | − 1 250 MAD | 3 000 | 1 750 | hier · remboursement péage |
| Y. Benali | 0 MAD | 2 500 | 2 500 | 04/09 · retour d’avance |
| M. Ouali | − 400 MAD · − 60 EUR | 2 000 | 1 600 | 03/09 · gasoil Algeciras |
| K. Tazi | + 320 MAD | — | — | 01/09 · supplément |
Ce qui vous protège
Le grand livre ne s’écrit qu’en ajout
Aucune ligne ne peut être modifiée ni supprimée, y compris par une erreur de programme : le droit d’écriture est retiré au niveau de la base. Ce qui a été versé reste versé, et se corrige par une ligne inverse.
Un versement ne peut pas partir deux fois
Le versement d’une avance et le remboursement d’un justificatif sont uniques par construction : un double clic, une reprise après coupure réseau ou deux opérateurs sur le même dossier ne sortent pas l’argent deux fois.
L’argent des chauffeurs n’entre pas dans la marge du voyage
Une avance est un déplacement de trésorerie, pas un coût. Le coût, c’est le justificatif approuvé et la facture qui lui correspond. Sinon, un même péage se compterait deux fois dans la rentabilité de la mission.
Le reçu reste attaché à la ligne
La photo du justificatif ne vit pas dans la galerie d’un téléphone : elle est attachée au mouvement, et se rouvre trois mois plus tard depuis la fiche du chauffeur.
Ce qui n’existe pas encore
La saisie du justificatif par le chauffeur, photo comprise, depuis son téléphone, arrive avec l’application chauffeur ; la paie viendra s’écrire dans le même grand livre, avec ses propres types de lignes. Le solde restera exactement la même somme, faite des mêmes mouvements.
100 MAD/mois, essai de 14 jours — 50 MAD/mois les trois premiers mois.
Le module fonctionne seul. Avec le module Carburant, un plein payé en espèces par le chauffeur et la transaction de la carte se rapprochent au lieu de compter deux fois ; avec la paie, les lignes de salaire viendront dans le même grand livre.
Questions fréquentes
Nos chauffeurs n’ont pas de smartphone. Cela fonctionne quand même ?
Oui, entièrement. Tout se saisit au bureau : l’avance s’imprime pour signature, les reçus se photographient au retour et s’attachent au justificatif. L’application chauffeur ajoutera une source de saisie ; elle ne remplacera pas celle-ci, et rien de ce que vous aurez saisi ne changera de forme.
Comment se solde le compte d’un chauffeur qui quitte l’entreprise ?
Par les mêmes lignes : retour d’avance pour ce qu’il rend, remboursement pour ce qu’il a avancé, retenue si nécessaire — chacune datée, motivée et signée par son auteur. Le solde tombe à zéro parce que les mouvements le disent, jamais parce que quelqu’un a écrit zéro.
Voir aussi