El cuaderno de anticipos
Una página por conductor, un bolígrafo y la única copia del saldo de la empresa. El día que se pierde el cuaderno, la deuda se negocia de memoria.
Módulo Caja de conductores — 100 MAD/mes
El dinero que sale en efectivo y vuelve en papeles
Tres mil dirhams entregados a un conductor antes de Tánger–Murcia no son un gasto ni un cargo: son un saldo. El módulo lleva ese saldo como un libro mayor —una línea por movimiento, nunca modificada— y convierte los recibos que vuelven en reembolsos trazables, con un estado en cada paso.
1 línea por movimiento
libro mayor de solo adición, nunca corregido
2 divisas
dirham y euro, nunca sumados
4 estados
del justificante presentado al reembolso
Lo que cuesta la caja sin libro mayor
Los recibos llegan a puñados, tres semanas después
Peajes, gasóleo, ferry, aduana, aparcamiento: se reembolsa lo que aparece, y el conductor siempre encuentra más que la empresa.
Dos monedas en el mismo bolsillo
El conductor vuelve con euros y dirhams. El cuaderno tiene una sola columna, así que alguien convierte a un tipo de memoria y el saldo deja de ser una deuda exacta.
Lo que hace el producto
El anticipo es papel antes de ser dinero
El importe se rellena con el baremo —tanto por día, tanto por kilómetro—, el operador conserva la última palabra y la hoja de «gastos de desplazamiento» se imprime para la firma. La línea del libro mayor solo se escribe al entregar el efectivo.
El detalle que importa. El estado de un anticipo no es un campo que alguien actualiza: se deduce de las fechas. Un anticipo preparado pero no entregado no mueve ningún saldo, porque el dinero sigue en la caja.
El justificante tiene cuatro estados y un motivo de rechazo
Presentado, recibido, aprobado, reembolsado. Cada paso lleva su fecha y su autor; un rechazo debe decir por qué. La cola muestra la foto del recibo junto a la decisión que hay que tomar.
El detalle que importa. El reembolso escribe la línea del libro mayor en la misma transacción que el cambio de estado: no puede existir dinero reembolsado sin movimiento, ni movimiento sin justificante aprobado.
El saldo es una suma, no un campo
El saldo de un conductor es la suma de sus líneas, calculada en la lectura. No existe ninguna columna «saldo» que se pueda corregir a mano un viernes por la tarde.
El detalle que importa. La prohibición vive en la base de datos, no en el código: la aplicación no tiene físicamente derecho a modificar una línea del libro mayor, y una prueba intenta hacerlo en cada construcción para demostrar que el rechazo se sostiene.
Las divisas nunca se mezclan
Un conductor que rueda a España tiene un saldo en dirhams y otro en euros, mostrados uno al lado del otro. El producto no convierte: un tipo inventado convertiría una deuda exacta en una aproximación.
El detalle que importa. Es la misma regla que en el margen, donde dirhams y euros se muestran como dos sumas sin total. Sumar dos divisas produce una cifra falsa con aspecto de correcta: la peor clase de cifra.
Corregir es escribir una línea más
Suplemento, retención, corrección: cada ajuste se explica —la nota es obligatoria— y deja su rastro. La vuelta de un anticipo es una línea, no una goma de borrar.
El detalle que importa. La misma doctrina que la factura: no se tacha, se escribe lo contrario. Un cuaderno que se puede borrar no es una prueba, y de pruebas se trata el día en que un conductor se marcha discutiendo su saldo.
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Caja de conductores
Caja de conductores — saldos
4 conductores · 3 justificantes pendientes
| Conductor | Saldo | Anticipos del mes | Justificado | Último movimiento |
|---|---|---|---|---|
| H. El Amrani | − 1 250 MAD | 3 000 | 1 750 | ayer · reembolso de peaje |
| Y. Benali | 0 MAD | 2 500 | 2 500 | 04/09 · devolución de anticipo |
| M. Ouali | − 400 MAD · − 60 EUR | 2 000 | 1 600 | 03/09 · gasóleo en Algeciras |
| K. Tazi | + 320 MAD | — | — | 01/09 · suplemento |
Lo que le protege
El libro mayor solo admite adiciones
Ninguna línea puede modificarse ni borrarse, ni siquiera por un error de programa: el permiso de escritura está retirado en la propia base de datos. Lo entregado sigue entregado y se corrige con una línea contraria.
Una entrega no puede salir dos veces
Entregar un anticipo y reembolsar un justificante son operaciones únicas por construcción: un doble clic, un reintento tras una caída de red o dos operadores sobre el mismo expediente no sacan el dinero dos veces.
El efectivo de los conductores no entra en el margen del viaje
Un anticipo es un movimiento de tesorería, no un coste. El coste es el justificante aprobado y la factura que le corresponde. De lo contrario, el mismo peaje se contaría dos veces en la rentabilidad del viaje.
El recibo queda unido a la línea
La foto no vive en la galería de un teléfono: está unida al movimiento y se vuelve a abrir tres meses después desde la ficha del conductor.
Lo que todavía no existe
La captura del justificante por el conductor, con foto, desde su teléfono llega con la aplicación del conductor; la nómina se escribirá más adelante en el mismo libro mayor, con sus propios tipos de línea. El saldo seguirá siendo exactamente la misma suma, hecha de los mismos movimientos.
100 MAD/mes, prueba de 14 días — 50 MAD/mes los tres primeros meses.
El módulo funciona solo. Con el módulo Combustible, un repostaje pagado en efectivo por el conductor y la transacción de la tarjeta se concilian en vez de contarse dos veces; con la nómina, las líneas de salario llegarán al mismo libro mayor.
Preguntas frecuentes
Nuestros conductores no tienen smartphone. ¿Funciona igualmente?
Sí, por completo. Todo se captura en la oficina: el anticipo se imprime para firmar y los recibos se fotografían al regreso y se adjuntan al justificante. La aplicación del conductor añadirá una fuente de captura; no sustituirá a esta, y nada de lo ya capturado cambiará de forma.
¿Cómo se liquida la cuenta de un conductor que se va?
Con las mismas líneas: devolución de anticipo por lo que entrega, reembolso por lo que adelantó, retención si hace falta, cada una con su fecha, su motivo y su autor. El saldo llega a cero porque lo dicen los movimientos, nunca porque alguien haya escrito cero.
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